Nexis Studio

Ugovor o obradi podataka

Verzija: 13. rujna 2026.

Strane i sklapanje ugovora

Ovaj ugovor o obradi podataka (u daljnjem tekstu: ugovor) sklapaju korisnik usluge telefonskog asistenta, kao voditelj obrade, i Nexis Studio, kao izvršitelj obrade, u skladu s člankom 28. Opće uredbe o zaštiti podataka (Uredba (EU) 2016/679; u daljnjem tekstu: Opća uredba).

Voditelj obrade: korisnik, odnosno tvrtka ili ured koji koristi uslugu, s nazivom, OIB-om i sjedištem koje je upisao i potvrdio u aplikaciji
Izvršitelj obrade: NEXIS STUDIO, obrt za uredske i pomoćne uredske usluge, vl. Luka Djogaš, Buje, Juki 141, OIB 63105181019, support@nexistudio.dev

Obrt nema pravnu osobnost, pa je ugovorna strana njegov vlasnik, Luka Djogaš. U ovom ugovoru vlasnika i obrt zajedno nazivamo Nexis Studio ili „mi“.

Korisnik ugovor prihvaća u aplikaciji na app.nexistudio.dev, zajedno s Uvjetima korištenja, prije nego što izradimo njegova asistenta. Bilježimo vrijeme prihvaćanja i verziju. Ugovor je sklopljen u elektroničkom obliku.

Ugovor je dio Uvjeta korištenja. Pojmovi koji ovdje nisu definirani imaju značenje iz Opće uredbe i Uvjeta korištenja. Ako se ovaj ugovor i Uvjeti korištenja razlikuju u pitanjima zaštite osobnih podataka, vrijedi ovaj ugovor.

Ova verzija vrijedi od 13. rujna 2026.

Predmet, trajanje, priroda i svrha obrade

Predmet: obrada osobnih podataka pozivatelja kada naš telefonski asistent preuzima pozive koje korisnik preusmjeri na naš broj.
Trajanje: dok traje pretplata korisnika i nakon toga do brisanja podataka, kako je opisano u odjeljku „Brisanje i vraćanje podataka“.
Priroda obrade: primanje poziva, snimanje razgovora, pretvaranje govora u tekst, sastavljanje odgovora jezičnim modelom iz podataka o uredu, sintetski govor, izrada prijepisa i sažetka, izdvajanje podataka iz razgovora, provjera slobodnih termina i upis termina u kalendar koji je korisnik povezao ili slanje pozivnice za termin korisniku e-poštom, slanje sažetaka poziva e-poštom, pohrana, prikaz u nadzornoj ploči i brisanje.
Svrha: odgovaranje na pozive u ime korisnika kada se u uredu nitko ne stigne javiti, prenošenje poruka pozivatelja korisniku i dogovaranje termina.

Ispitanici i vrste podataka

Ispitanici su osobe koje nazovu korisnika i čiji poziv preuzme asistent te osobe koje pozivatelj spomene u razgovoru.

Vrste osobnih podataka:

Broj s kojeg pozivatelj zove (ako nije skriven), vrijeme i trajanje poziva i tehnički podaci o pozivu.
Snimka i prijepis razgovora te sve što pozivatelj u razgovoru kaže.
Sažetak poziva i podaci izdvojeni iz razgovora, kao što su ime pozivatelja, razlog poziva, poruka, broj za povratni poziv i je li potvrđen, hitnost i željeno vrijeme.
Podaci o terminu, kao što su ime pozivatelja, vrsta posjeta, broj za povratni poziv, početak i završetak termina te oznaka događaja u kalendaru.
Tehnički zapisi (logovi), u kojima mogu biti broj pozivatelja, pozvani broj te oznake poziva i termina.

Posebne kategorije podataka, na primjer podatke o zdravlju, asistent ne traži: za razlog poziva dovoljna mu je jedna rečenica, a u kalendar upisuje samo neutralnu vrstu posjeta. Ako ih pozivatelj ipak sam navede, ostaju u snimci, prijepisu i sažetku do isteka rokova iz odjeljka „Brisanje i vraćanje podataka“.

Upute voditelja obrade

Podatke obrađujemo samo po dokumentiranim uputama korisnika. Upute su ovaj ugovor, Uvjeti korištenja, postavke koje korisnik odabere u aplikaciji (na primjer pozdrav, glas, dogovaranje termina, povezani kalendar i sažeci e-poštom) te pisane upute poslane na support@nexistudio.dev.

Neki dijelovi usluge isti su za sve korisnike i korisnik ih ne može promijeniti: asistent na početku svakog poziva kaže da je automatski asistent s umjetnom inteligencijom i da se razgovor snima, svi se razgovori snimaju, a podatke brišemo u rokovima iz odjeljka „Brisanje i vraćanje podataka“. Prihvaćanjem ovog ugovora korisnik i to daje kao svoju uputu.

Podatke obrađujemo izvan uputa samo ako to od nas zahtijeva pravo Europske unije ili Republike Hrvatske. Tada ćemo korisnika o tome obavijestiti prije obrade, osim ako to pravo takvu obavijest zabranjuje.

Ako smatramo da neka uputa krši Opću uredbu ili drugi propis o zaštiti podataka, odmah ćemo o tome obavijestiti korisnika.

Podatke pozivatelja ne koristimo za vlastite svrhe i ne prodajemo ih. Pozive upućene korisnicima ne koristimo za provjeru rada asistenta.

Povjerljivost

Pristup podacima pozivatelja imaju samo osobe u Nexis Studiju kojima je to potrebno za pružanje usluge, za rješavanje problema koji je korisnik prijavio ili za ispunjavanje zakonske obveze. Te su osobe obvezane na povjerljivost ugovorom ili zakonom.

Obveza povjerljivosti vrijedi i nakon prestanka ovog ugovora.

Sigurnosne mjere

Primjenjujemo tehničke i organizacijske mjere iz članka 32. Opće uredbe, primjerene riziku obrade. Nijedan sustav nije potpuno siguran, pa to ne tvrdimo ni za svoj. Mjere koje trenutačno koristimo:

Baza podataka nalazi se u EU-u (Supabase). Na svim tablicama uključena je sigurnost na razini redaka (row level security) bez pravila koja bi dopuštala javni pristup, a preglednik nikad ne čita bazu izravno: podacima pristupa samo aplikacija na strani poslužitelja.
Promet između preglednika i aplikacije te između aplikacije i pružatelja usluga ide šifriranim vezama (HTTPS).
Za pristup aplikaciji potreban je korisnički račun, broj pokušaja prijave je ograničen, a svaki korisnik vidi samo podatke svog ureda.
Lozinke ne spremamo: čuva ih Supabase Auth u obliku iz kojeg se lozinka ne može pročitati.
Ključevi za pristup pružateljima čuvaju se kao tajne postavke aplikacije, a ne u kodu. Obavijesti koje nam šalju Telnyx, Vapi i Stripe prije obrade provjeravamo potpisom ili tajnim ključem.
Poveznica na snimku poziva potpisana je tajnim ključem, pa se ne može pogoditi niti prepraviti tako da otvori drugi poziv. Svatko kome je poveznica proslijeđena može preslušati snimku dok ona postoji; nakon isteka roka čuvanja snimka se više ne može otvoriti.
Google kalendaru pristupamo bez ključa servisnog računa, kratkotrajnim tokenom ograničenim na kalendar. Poveznicu na kalendar koju korisnik upiše u aplikaciju spremamo šifriranu.
Podatke automatski brišemo po isteku rokova iz odjeljka „Brisanje i vraćanje podataka“, u svojoj bazi i na platformi Vapi.
Aplikacija šalje sigurnosna zaglavlja koja, među ostalim, zabranjuju njezin prikaz unutar tuđih stranica.

Mjere možemo mijenjati i unaprjeđivati, ali tako da se razina zaštite ne smanji.

Podizvršitelji

Korisnik nam daje opće ovlaštenje da angažiramo podizvršitelje obrade. S podizvršiteljima imamo ugovore o obradi podataka ili prihvaćene uvjete o obradi podataka kojima su obvezani na zaštitu podataka. Za njihov rad odgovaramo korisniku u skladu s člankom 28. stavkom 4. Opće uredbe.

Podizvršitelji koji obrađuju podatke pozivatelja:

Telnyx LLC (SAD): hrvatski telefonski broj na koji se pozivi preusmjeravaju i upravljanje pozivima.
Vapi Inc. (SAD): platforma telefonskog asistenta, snimke, prijepisi i sažeci razgovora.
Deepgram, Inc. (SAD): pretvaranje govora u tekst, kao Vapijev podizvršitelj.
OpenAI (SAD): jezični model, kao Vapijev podizvršitelj.
Eleven Labs Inc. (ElevenLabs, SAD): sintetski glas, kao Vapijev podizvršitelj.
Vercel Inc. (SAD): aplikacija koja obrađuje pozive, poruke i termine, aplikacija na app.nexistudio.dev te tehnički zapisi.
Supabase (baza podataka u EU-u; ugovorna strana Supabase Pte. Ltd, Singapur): baza podataka.
Plus Five Five, Inc. (Resend, SAD): slanje sažetaka poziva i pozivnica za termine korisniku e-poštom.
Google (Google kalendar ureda i Google Cloud): zauzeta razdoblja i termini u kalendaru koji je korisnik povezao; kalendar vodi Google kao voditelj obrade za korisnika.

U sklopu platforme Vapi radi i jezični model kojim Vapi izrađuje sažetke razgovora.

Iznimka od obveze da podatke obrađuju samo po našim uputama: prema vlastitim pravilima privatnosti Vapi snimke, prijepise i zapise poziva može koristiti i za poboljšanje svojih modela umjetne inteligencije, a Deepgram prema svojim pravilima može zadržati zvuk radi poboljšanja svojih modela, osim ako je to isključeno postavkom. Korisnik to uzima u obzir kada procjenjuje je li usluga za njega prikladna.

O namjeri da dodamo ili zamijenimo podizvršitelja koji obrađuje podatke pozivatelja obavijestit ćemo korisnika e-poštom najmanje 30 dana unaprijed. Korisnik u tom roku može iz opravdanih razloga uložiti prigovor na support@nexistudio.dev. Ako prigovor ne možemo uvažiti, korisnik može otkazati pretplatu prije nego što promjena počne vrijediti.

Popis svih naših pružatelja, uključujući one koji ne obrađuju podatke pozivatelja, nalazi se u Politici privatnosti.

Prijenos podataka izvan EU-a

Većina podizvršitelja nalazi se u SAD-u, pa se podaci pozivatelja prenose i obrađuju i tamo. Baza podataka nalazi se u EU-u, ali podaci ne ostaju samo u EU-u. Za prijenos se oslanjamo na zaštitne mjere iz poglavlja V. Opće uredbe:

Telnyx i Vercel: certificirani su prema okviru EU-a i SAD-a za privatnost podataka (Provedbena odluka Komisije (EU) 2023/1795 o primjerenosti). Njihovi ugovori o obradi podataka sadrže i standardne ugovorne klauzule, koje se primjenjuju ako certifikacija prestane vrijediti.
Vapi: standardne ugovorne klauzule koje je donijela Europska komisija, na koje se Vapi poziva u svojim uvjetima i dokumentima o zaštiti podataka.
Deepgram, OpenAI i ElevenLabs: podatke primaju kao Vapijevi podizvršitelji. ElevenLabs (Eleven Labs Inc.) navodi da je certificiran prema okviru EU-a i SAD-a za privatnost podataka, a njegov ugovor o obradi podataka sadrži i standardne ugovorne klauzule. Deepgram i OpenAI se pozivaju na standardne ugovorne klauzule.
Supabase: baza je u EU-u. Ako Supabase ili njegovi podizvršitelji podacima pristupaju izvan EU-a, na primjer radi podrške, primjenjuju se standardne ugovorne klauzule.
Resend: okvir EU-a i SAD-a za privatnost podataka, kojega se Resend prema svom ugovoru o obradi podataka pridržava, i standardne ugovorne klauzule iz tog ugovora.
Google (Google kalendar ureda): kalendar vodi Google prema uvjetima ureda s Googleom. Google LLC je certificiran prema okviru EU-a i SAD-a za privatnost podataka.

Kopiju ili sažetak tih mjera korisnik može zatražiti na support@nexistudio.dev.

Pomoć voditelju obrade

Uzimajući u obzir prirodu obrade i podatke koji su nam dostupni, pomažemo korisniku:

odgovoriti na zahtjeve pozivatelja za pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost i prigovor. Zahtjev koji pozivatelj pošalje nama bez odgode prosljeđujemo korisniku. Na zahtjev korisnika podatke pozivatelja tražimo, izvozimo ili brišemo u bazi podataka i kod pružatelja; to zasad radimo ručno, pa korisnik treba navesti broj pozivatelja te datum i vrijeme poziva;
ispuniti obveze iz članaka 32. do 36. Opće uredbe, uključujući procjenu učinka na zaštitu podataka i prethodno savjetovanje s nadzornim tijelom, tako da mu na zahtjev damo podatke o obradi, pružateljima i sigurnosnim mjerama.

Povreda osobnih podataka

Ako saznamo za povredu osobnih podataka pozivatelja, obavijestit ćemo korisnika bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od 48 sati otkako smo za nju saznali. Obavijest šaljemo e-poštom na adresu korisnika upisanu u aplikaciji.

U obavijesti navodimo ono što u tom trenutku znamo: prirodu povrede, kategorije i približan broj ispitanika i zapisa, vjerojatne posljedice, mjere koje smo poduzeli ili predlažemo te kontakt za daljnje informacije. Ono što još ne znamo dostavljamo naknadno, bez nepotrebnog odgađanja.

Nadzorno tijelo i pozivatelje o povredi obavještava korisnik kao voditelj obrade, a mi mu u tome pomažemo.

Brisanje i vraćanje podataka

Dok pretplata traje, podatke brišemo automatski:

Snimke i prijepisi poziva: 90 dana od poziva, u našoj bazi i na platformi Vapi.
Sažeci, podaci izdvojeni iz poziva, poruke, termini i zapisi o pozivima: 12 mjeseci.
Obavijesti o događajima koje nam šalju pružatelji: 30 dana.
Tehnički zapisi kod Vercela: najviše jedan dan.

Kada pretplata završi, pozive, poruke i termine korisnika brišemo iz naše baze podataka 30 dana nakon toga, a tada brišemo i njegova asistenta na platformi Vapi. Ako korisnik pretplatu obnovi prije tog datuma, podaci ostaju.

Ako korisnik prije brisanja želi kopiju podataka, može je zatražiti na support@nexistudio.dev dok podaci još postoje. Dostavit ćemo mu podatke iz naše baze u uobičajenom, strojno čitljivom obliku.

Korisnik za pojedini poziv može zatražiti i ranije brisanje, na support@nexistudio.dev.

Podatke ne čuvamo dulje, osim ako to zahtijeva pravo Europske unije ili Republike Hrvatske. Neki pružatelji dio podataka čuvaju prema vlastitim pravilima: Telnyx podatke o pozivima čuva onoliko koliko mu je razumno potrebno za pružanje usluge, obračun i ispunjavanje zakonskih obveza, a ElevenLabs može čuvati povijest sintetiziranog govora, koja može sadržavati i broj telefona koji asistent ponovi.

Revizije i dokazi

Na zahtjev korisnika dostavljamo informacije potrebne da se dokaže ispunjavanje obveza iz članka 28. Opće uredbe: ovaj ugovor, popis podizvršitelja, opis sigurnosnih mjera te ugovore o obradi podataka i certifikate podizvršitelja koji su nam dostupni.

Ako te informacije nisu dovoljne, korisnik ili revizor kojeg ovlasti može provesti reviziju, uključujući pregled na licu mjesta. Reviziju treba najaviti najmanje 30 dana unaprijed, provodi se u radno vrijeme i tako da ne ugrozi povjerljivost podataka drugih korisnika, a troškove snosi korisnik. Revizor mora biti obvezan na povjerljivost.

Revizije kod podizvršitelja moguće su u okviru prava koja nam daju njihovi uvjeti.

Nadzornom tijelu omogućujemo nadzor u skladu sa zakonom.

Obveze voditelja obrade

Korisnik kao voditelj obrade odgovara za zakonitost obrade podataka pozivatelja. Posebno:

osigurava da za obradu podataka pozivatelja postoji pravna osnova i da su pozivatelji o obradi obaviješteni, na primjer u njegovoj obavijesti o privatnosti;
daje upute koje su u skladu s Općom uredbom i drugim propisima;
u podatke o uredu i dokumente koje dodaje u aplikaciju ne unosi osobne podatke koji nisu potrebni za odgovore pozivateljima;
odgovara na zahtjeve pozivatelja i obavještava nadzorno tijelo i pozivatelje kada to Opća uredba zahtijeva.

Odgovornost, trajanje i izmjene

Za štetu zbog povrede Opće uredbe strane odgovaraju u skladu s člankom 82. Opće uredbe. U ostalom vrijede odredbe o odgovornosti iz Uvjeta korištenja, osim ako Opća uredba određuje drukčije.

Ovaj ugovor vrijedi dok traje pretplata i dok obrađujemo podatke pozivatelja korisnika, uključujući razdoblje do njihova brisanja. Obveze koje po svojoj naravi trebaju vrijediti i nakon toga, na primjer povjerljivost, vrijede i dalje.

Ugovor možemo izmijeniti na isti način kao Uvjete korištenja, uz obavijest e-poštom najmanje 30 dana unaprijed. Na ugovor se primjenjuje pravo Republike Hrvatske.